КлиентБот отправляет вашим клиентам в Telegram уведомления о заказах, отгрузках, счетах и оплатах из МоегоСклада — от вашего собственного бота, с печатной формой документа в PDF. Клиент один раз подписывается на бота и дальше сам получает уведомления по своим документам, без звонка менеджера.
В том же боте покупатель может оформить заказ из вашего каталога, увидеть свой долг или аванс и свои отгрузки, а бот сам напомнит ему об оплате счетов. Каждая из этих возможностей включается отдельно — разделы 9–12.
Установите КлиентБот из магазина приложений МоегоСклада. Доступ к данным МоегоСклада выдаётся автоматически при установке — вводить отдельный логин и пароль никуда не нужно.
Откройте КлиентБот в разделе Решения — внутри МоегоСклада откроется окно настроек КлиентБота, где находятся все страницы, на которые ссылаются следующие шаги. На странице «Подключение» вставьте токен бота в поле «Токен бота». Бот — ваш собственный: он работает под вашим именем, и клиент видит бренд поставщика, а не сторонний сервис.
Если бота ещё нет, создайте его в @BotFather:
Когда токен принят, шаг отмечается «Готово», а на странице появляется имя подключённого бота — «Бот @notification_company_bot подключён». Токен — это секрет, дающий полный доступ к боту: не публикуйте его и не пересылайте. Заменить токен можно в любой момент: кнопка «Изменить» справа от поля откроет его заново, и новый токен заменит старый.
На той же странице «Подключение», в блоке «Изменения из МоегоСклада», перечислено, о чём МойСклад сообщает боту: о документах, о контрагентах и о товарах. По этому списку и его отметкам видно, что связь с МоимСкладом установлена и подписки работают.
Откройте страницу «Настройки»: в блоке «Уведомления в боте» перечислены все типы документов МоегоСклада, по которым КлиентБот присылает уведомления — заказ, отгрузка, счёт, платёж, приходный ордер, возврат покупателя, счёт-фактура. Галочка слева включает и выключает уведомления по типу. Кнопка «Настроить» справа открывает страницу этого типа, где в блоке «Когда отправлять» задаётся, что считать поводом для уведомления.
Строка каждого типа в списке коротко называет выбранное правило, например «При создании и смене статуса».
Текст уведомления задаётся на той же странице типа документа, в блоке «Текст сообщения». В редакторе шаблонов можно подставлять поля документа — номер, дату, сумму, валюту, статус, число позиций, контрагента, реквизиты продавца — и сразу видеть предпросмотр на вашем настоящем документе. Подстановка «Валюта» выводит валюту самого документа: документ в долларах и документ в сумах приходят клиенту каждый со своей валютой. Шаблоны сообщений доступны на русском и узбекском языках.
На той же странице типа документа, в блоке «Вложение», к уведомлению можно приложить печатную форму документа в PDF — либо ваш бланк из МоегоСклада, либо свою форму, собранную в редакторе КлиентБота.
Подключить клиентов к боту можно тремя способами: персональной ссылкой-приглашением, определением по номеру телефона или ручным подтверждением заявки на вкладке «Заявки на подключение». Откройте страницу «Клиенты»: в строке контрагента кнопка «Создать ссылку» создаёт для него персональную ссылку-приглашение. В меню рядом со ссылкой есть пункт «Поделиться» — так ссылку можно сразу отправить клиенту.
Кнопка «QR-код» в строке контрагента показывает его код: клиент наводит камеру и открывает бота уже привязанным к вам. Для массовой рассылки ссылки-приглашения выгружаются в CSV кнопкой «Выгрузить CSV» над списком.
Уведомления уходят клиентам по документам всех юрлиц вашего аккаунта МоегоСклада. Выбирать юрлицо для уведомлений не нужно, и ни один документ не пропускается из-за того, что он оформлен на другое юрлицо. В печатной форме продавцом указывается юрлицо самого документа, поэтому документ второго юрлица печатает его реквизиты.
Юрлицо нужно выбрать только для заказов, которые покупатели оформляют в боте: такой заказ создаётся от имени одного юрлица. Выбор стоит первой строкой блока «Бот для покупателей» на странице «Настройки» — «Юрлицо для заказов из бота». Выбор сохраняется сразу, как только он сделан. Если в аккаунте МоегоСклада одно юрлицо, выбирать нечего: строка называет его как факт. На странице «Подключение» карточка МоегоСклада только называет подключённую компанию строкой «Компания: …» и выбора юрлица не предлагает — он живёт в блоке «Бот для покупателей».
Переключатель «Приём заказов» открывает покупателям оформление заказов в боте, а в кабинете вместе с ним появляется раздел «Каталог». Пока юрлицо не выбрано, переключатель недоступен, и строкой ниже написано почему: сначала нужно выбрать юрлицо в строке выше.
Строки под переключателем настраивают, что покупатель видит в боте. «Новые клиенты через первый заказ» разрешает первый заказ покупателю без карточки контрагента — контрагент создастся в МоемСкладе автоматически. «Вид каталога» переключает показ товаров между карточками и списком. «Показывать остатки» показывает наличие товара, а «Разрешить заказ сверх остатка» позволяет заказать больше, чем есть на складе, и доступно только при показанных остатках. Все изменения сохраняет кнопка «Сохранить» внизу блока.
Покупатель открывает заказ кнопкой меню бота «Заказать». На главной странице поле «Поиск по каталогу» открывает каталог: строка «Все товары» и группы товаров из МоегоСклада с числом позиций, а в них — товары с ценами по типу цен этого покупателя. В виде «Карточки» товары идут в две колонки с фотографиями из МоегоСклада; в виде «Список» фотографий нет — он удобен, если вы не ведёте фото товаров. Наличие, если оно показано, стоит отдельной строкой под ценой. Карточка «Повторить заказ» на главной одной кнопкой возвращает в корзину последний заказ, а «Мои заказы» показывает историю заказов покупателя.
Строка «Показывать покупателям баланс и отгрузки» в блоке «Бот для покупателей» открывает покупателю в боте его долг перед вами и его отгрузки. Строка включена по умолчанию и не зависит от приёма заказов: если «Приём заказов» выключен, а баланс включён, кнопка меню бота называется «Баланс» и открывает только долг и отгрузки.
Первая строка главной страницы покупателя — «Ваш долг» и сумма. Это та же цифра, что в МоемСкладе по этому контрагенту: она читается из МоегоСклада в момент открытия. Если покупатель заплатил вперёд, строка называется «Аванс», а при нулевом балансе — «Долга нет».
Строка «Отгрузки» открывает все отгрузки покупателя: номер, дата и сумма, новые сверху, следующие — кнопкой «Показать ещё». По нажатию на отгрузку открывается её «Состав отгрузки»: каждый товар с количеством, ценой и суммой. Покупатель сверяет поставку сам, без запроса накладной.
Долг покупателя и напоминания о долгах читают отчёт МоегоСклада о взаиморасчётах. Если после обновления решения МойСклад попросит подтвердить новые права решения, подтвердите их — до этого строка долга покупателю не показывается, а напоминания не отправляются.
Бот сам напоминает покупателю об оплате. Напоминания настраиваются на странице «Настройки», в блоке «Напоминания о долгах».
Нажмите «Сохранить». Пока режим не выключен, в меню окна КлиентБота есть страница «Напоминания» (раздел 12).
Напоминание приходит покупателю от вашего бота с заголовком «Напоминание об оплате». В режиме по счетам в нём каждый неоплаченный счёт с номером, датой и остатком и пометкой о сроке: просрочен ли счёт и на сколько дней, срок ли оплаты сегодня или через сколько дней он наступит, — а в конце строка «Итого к оплате». В режиме по общему долгу — одна строка «Ваш долг» с суммой. Сообщение заканчивается фразой «Если вы уже оплатили, сообщите поставщику.»
Каждое напоминание записывается на странице «Журнал уведомлений» с типом «Напоминание о долге»; в фильтре «Тип документа» их можно показать отдельно от уведомлений по документам.
На странице «Напоминания» видно, кому бот напоминает о долге по итогам последней проверки. Строка над таблицей называет режим, время последней проверки и следующей. Колонки: «Покупатель», «Счета к оплате» (каждый счёт с остатком и числом дней просрочки), «Итого к оплате», «Статус», «Последнее напоминание» и «Напоминать».
Чтобы не напоминать покупателю, снимите галочку «Напоминать» в его строке — статус сменится на «Исключён». Поставьте галочку снова, чтобы напоминания возобновились. Если МойСклад ещё не выдал решению доступ к взаиморасчётам, страница скажет об этом вместо таблицы: подтвердите права решения в настройках приложения в МоемСкладе.
По вопросам работы КлиентБота пишите на e-mail: rustamsmax@gmail.com.